Formålet og retsgrundlaget for vores behandling af dine personoplysninger
Hejm Vilsgaard Advokater behandler kunde- og sagsoplysninger for at levere advokatydelser. Vores behandling lever op til de særlige regler, der er rettet mod advokater.
Grundlaget for vores behandling af kunde- og sagsoplysninger er således først og fremmest aftalen med kunden og nødvendigheden af at få et retskrav fastlagt. Vi behandler dog i visse tilfælde også kunde- og sagsoplysninger for at forfølge en berettiget interesse.
Derudover er vi omfattet af hvidvaskloven, som forpligter os til at gennemføre en kundekendskabsprocedure forud for visse sagers behandling samt i visse tilfælde at videregive personoplysninger i forbindelse med en underretning om mistanke om hvidvask og terrorfinansiering til Statsadvokaten for Særlig Økonomisk og International Kriminalitet eller Advokatsamfundet.
Endelig er vi underlagt de advokatetiske regler, som pålægger os at opbevare kunde- og sagsoplysninger i en passende periode efter afslutningen af en sag. Se mere herom nedenfor.
Du kan finde grundlagene for vores behandling for så vidt angår de almindelige personoplysninger, der indgår i kunde- og sagsoplysningerne, i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b (opfyldelse af en kontrakt), litra c (retlig forpligtelse, der påhviler den dataansvarlige, herunder hvidvaskloven og de advokatetiske regler) og litra f (for at forfølge en legitim interesse).
Grundlagene for vores behandling af særlige kategorier af personoplysninger finder du i databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra f (fastlæggelse af et retskrav) og litra g (væsentlig samfundsinteresse, herunder af hensyn til at overholde hvidvaskloven).
Oplysninger om strafbare forhold behandler vi i medfør af databeskyttelseslovens § 8, stk. 3 (varetagelse af en berettiget interesse, herunder eksempelvis af hensyn til at overholde hvidvaskloven).
Vi anvender grundlaget for behandling af almindelige oplysninger, ”legitim interesse” i artikel 6, stk. 1, litra f, i databeskyttelsesforordningen i de tilfælde, hvor der er uenighed om vores arbejde, herunder hvis der indgives en klage til Advokatnævnet. Det gør vi fordi, vi vurderer, at vores interesse i at kunne imødegå krav i den sammenhæng vejer tungere end den registreredes interesse i beskytte sit privatliv. Samtidig er det vores vurdering, at den registrerede i tilfælde af en mangels- eller klagesag med rimelighed må forvente, at vi opbevarer og anvender oplysninger om den registrerede.
Kategorier af personoplysninger
Vi behandler følgende kategorier af personoplysninger:
- Vi behandler alle typer af personoplysninger, herunder almindelige, fortrolige, særlige kategorier/følsomme personoplysninger og oplysninger om strafbare forhold.
Modtagere eller kategorier af modtagere
Vi videregiver eller overlader i nødvendigt omfang dine personoplysninger til følgende modtagere:
- De relevante parter i sagerne ved udførelse af vores advokatarbejde
- Myndigheder, hvis vi er forpligtede til det
- Vores revisor og bogholder
- Vores databehandlere: Leverandørerne af vores mailsystem, vores system til digital underskrift og vores sags- og journaliseringssystem samt deres eventuelle underdatabehandlere
Endelig udveksler Hejm Advokater, Vilsgaard Advokater, Effekt Advokatfirma og Advokatfirmaet Bierregaard sags- og kundeoplysninger internt, hvis det er aftalt med eller meddelt kunden, herunder eksempelvis hvis vi henviser en sag til den advokat hos Hejm Advokater, Vilsgaard Advokater, Effekt Advokatfirma eller Advokatfirmaet Bierregaard, der har den nødvendige specialistviden eller erfaring.
Newbanking Identity
Vi anvender NewBanking Identity som en tredjepartsleverandører af ydelser, som opbevarer dine personoplysninger. Alle data opbevares krypteret og kan ikke tilgås eller behandles af andre end dem du specifikt har givet adgang. Du kan administrere det indhold og de oplysninger, du deler, når du bruger NewBanking, ved at logge ind på via www.NewBanking.com. Du kan også downloade oplysninger, der er tilknyttet din NewBanking-konto, gennem www.NewBanking.com.
Her kan du læse mere om NewBankings privatlivspolitik
Overførsel til modtagere i tredjelande, herunder internationale organisationer
Vi videregiver eller overlader ikke personoplysninger til modtagere udenfor EU/EØS, med mindre andet er aftalt på forhånd med kunden i forbindelse med Hejm Vilsgaard Advokaters opgavevaretagelse.
Hvor personoplysningerne stammer fra
Først og fremmest får vi vores personoplysninger fra vores kunder, når de aftaler med os, at vi skal yde dem advokatbistand. Derudover kan vi efter omstændighederne indhente oplysninger fra offentligt tilgængelige kilder, parter i sagen, øvrige rådgivere eller myndigheder.
Opbevaring af dine personoplysninger
Vi er omfattet af de advokatetiske regler, der forpligter os til at opbevare sagens akter, herunder elektroniske data, i en passende periode efter sagens afslutning, der som udgangspunkt ikke er mindre end 5 år. Vi opbevarer således også alle personoplysninger i en tilsvarende periode. Visse typer af personoplysninger, herunder ikke mindst personoplysninger i skattesager, opbevarer vi alt efter sagens nærmere karakter dog betydeligt længere end 5 år.
Automatiske afgørelser, herunder profilering
Vi træffer ikke automatiske afgørelser, herunder profilerer på baggrund af kunde- og sagsoplysninger.
Dine rettigheder
Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder skal du kontakte os.
Ret til at se oplysninger (indsigtsret)
Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig.
Ret til berigtigelse (rettelse)
Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.
Ret til sletning
I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.
Ret til begrænsning af behandling
Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
Ret til indsigelse
Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.
Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet)
Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.
Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.
Klage til Datatilsynet
Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk
Den dataansvarlige – sådan kontakter du os
Hejm Vilsgaard Advokater består af:
Hejm Advokater P/S, CVR: 36944463, Søndergade 74, 5., 8000 Aarhus C.
Vilsgaard Advokater Advokatanpartsselskab, CVR: 31501083, Søndergade 74, 5., 8000 Aarhus C.
Effekt Advokatfirma I/S, CVR: 35289542, Søndergade 74, 5., 8000 Aarhus C.
Advokatfirmaet Bierregaard, CVR: 42190403, Søndergade 74, 5., 8000 Aarhus C.
Det er således enten Hejm Advokater, Vilsgaard Advokater, Effekt Advokatfirma eller Advokatfirmaet Bierregaard, der er den dataansvarlige, alt efter hvilken advokat, der bistår klienten.
Ved bistand af advokat Elsebeth Hjortshøj Rasmussen, advokat Helle Hougaard Porsfelt eller advokat Mikkel Thykjær Jørgensen er det Hejm Advokater, der er den dataansvarlige.
Ved bistand af advokat Bo Vilsgaard eller Hans Henrik Bondegaard er det Vilsgaard Advokater, der er den dataansvarlige.
Ved bistand af advokat Claus Moldt eller Mads Trøstrup Kristensen er det Effekt Advokatfirma, der er den dataansvarlige.
Ved bistand af advokat Jesper Bierregaard er det Advokatfirmaet Bierregaard, der er den dataansvarlige.
Du kan kontakte den ansvarlige for Hejm Vilsgaard Advokaters overholdelse af persondatareglerne, advokat Hans Henrik Bondegaard, her: e-mail: hb@hvlaw.dk / tlf. 2913 3282.